【朗報】社内プレゼンが苦手でも、相手が納得する話し方とは？

本記事では、このようなことで悩んでいる、社内プレゼンを控えている方へ向けた対策を詳しく解説します。

出典：社内プレゼンの質疑応答術 ～決裁者を納得させる最強の答え方と準備の方法｜前田 鎌利(著)｜すばる舎

事前準備

構成の確認

そもそも、社内プレゼンのゴールは「決裁者からOKをもらう」ことです。

なので「決裁者はどんなことを考えて意思決定するのか」をある程度知っておく必要があります。

決裁者が考えることは、大体下記の通りです。

• 「どんな問題をどう解決するプレゼンなのか」がはっきりしているか
• その上で現状をしっかり把握していて、提案内容が適切か
• 提案の内容はシンプルで、ロジカルで分かりやすいか
• 過去のデータや、証拠・根拠は正確なものか
• 質疑応答での質問に対し、正確に答えられているか、嘘やはぐらかしはないか
• 担当を任せても問題ないか、託せるかどうか

決裁者は大体、全部自分でできるくらいの能力はあるものの「自分ができる仕事量には限界があるから誰かに任せる」事になります。それが「決裁」という行為です。

なので決裁者に安心してもらうためには「納得感」や「信頼感」が持てるかどうか、が決め手になります。

スライドにはメリハリを

1枚のスライドの情報量はとことん短く

スライド作成の基本は、1枚のスライドの情報量を多くしないことです。

端的に「言いたいこと」だけが書いてある方が見ている側にとっても、スッと頭に入ってきます。

端的でシンプルなスライドであれば、声を出して話すことも少なくなりますので、時間の短縮にも繋がります。

箇条書きと、文字の強調

基本的に言いたいことがいくつかある場合、箇条書きで伝えましょう。

「3つポイントがあります。1つ目は〇〇、2つ目は〇〇、3つ目が〇〇です。」

という風に短く切って伝えましょう。箇条書きにしないと、スライドにダラダラを文章を書いてしまい、読む側に伝わらないという結果になります。

また、スライドの中で強調したい部分には、色をつける、文字を大きくする、または太くするなどの「アクセント」をつけることも非常に重要です。

質疑応答対策は入念に

「聞かれそうな質問」の対策を

聞かれそうな質問とは、下記５つ。

• 詳細
• 説明
• 理由
• 根拠
• 代替案

もちろん案件によりますが「これはどういう事？」とか「この結論の理由は？」と聞かれた時、具体的な数字や証拠・根拠を説明できるといいでしょう。

例えば「このグラフを見せたら『過去の推移を見たい』っていう要望が出てきそうだな。」みたいに予測を立て、過去の推移データも準備します。

このように、上記5つを参考にし、聞かれるであろう質問を10～20個考え、事前に対策を練ります。

「聞かれたらイヤな質問」の対策を

聞かれたらイヤな質問とは、下記のようなもの。

• 予想外な質問
• 漠然としていて、何が言いたいかわからない質問
• 質問ではなく、ただの意見、感想
• 質問者の自己アピール目的の質問
• 自分の権限ではどうにもできないことに対する質問

質問者がどういう意図でその質問をしてくるか「質問の本質」を見極める必要があります。

わざわざ「質問はありますか？」と聞かない

プレゼンが終わって質疑応答に入る際、「何も喋らない」のが大切です。

「～～…。以上です。」と言って話を終了させ、あとは決裁者が何を言うかを待ちます。

「以上です。」の後に何もなければ「特にご意見がないようですので、こちらで進めさせて戴きます。」と言って終了させましょう。

社内プレゼンという場では、わざわざ自分から「なにか質問はありますか？」と聞きに行く人(ファシリテーター)になる必要はないからです。

相手との対話で理解を深める「演説タイプのプレゼン」であれば「なにか質問はありますか？」と聞いた方がいいかもしれませんが、社内プレゼンでは不要です。

もし質問があれば「以上です」の後、何も言わなくても自動的に質疑応答タイムが始まります。

プレゼンの時間配分

社内プレゼンでの理想的な時間配分は、下記の計15分です。

• 冒頭3分でプレゼン
• 続く10分で質疑応答
• 最後の2分で決裁(終了)

スピードを求められる現代の仕事では、だいたいプレゼンの目安は15分程度です。

この割合で構成を考えると、聞いている側は飽きずに話を聞くことができます。話も文章も、短く済ませるのが基本です。

話し方

結論＋理由でシンプルに

社内プレゼンでの話し方の基本は「結論から話すこと」です。

「結論＋理由」もしくは「理由＋結論」です。どちらでもいいですが、必ず結論と理由はセットにして話しましょう。

なのでスライドを作る際も、「結論(言いたいこと)」と「根拠としてのデータ(グラフなど)」を分けて掲載することが大切です。

見ている側は、結論を見ながらグラフを見て確認するので、複雑なデータやグラフがたくさん載っていると、結論として何が言いたいのか分からなくなってしまうからです。

目線は基本、決裁者

プレゼンターが送る視線の時間の割合は「決裁者7：スライド3」です。

確認のためにスライドを見ますが、口説く必要のある決裁者を見て話します。

決裁者はスライドを見ながらも、プレゼンターの表情をチラチラ確認するもの。そこで決裁者の方を見ていることで「真剣さ」「熱意」が伝わります。

また、ところどころで決裁者と内容を確認する際にも、意思疎通しやすいといったメリットもあります。

間違っても、お尻を向けて話してはいけません。

決裁者の反応を意識する

決裁者を見ながら話をすることで「決裁者の反応」が情報として入ってきます。

その反応が大切で、反応がなければ興味を示していない為、決裁に至らないことが多くなります。

聞いてる側にとって、興味ない話をダラダラ聞かされるほど苦痛なものはありません。反応が「薄い」「否定的」だったり、「あまり好意的に思われていない」という反応をキャッチしたら、なるべくプレゼンを短く切り上げ、質疑応答の時間を長く取るよう調整しましょう。

まとめ

• 決裁者がどんなことを考えて意思決定するのか、を知っておく
• スライドには「言いたいこと」のみ、箇条書きと装飾でシンプルに。
• 「聞かれそうなこと」と「聞かれたらイヤなこと」両方の準備を。
• 「質問はありますか？」は必要ない。黙って周りの反応を見る。
• プレゼンは15分で済ます。うちプレゼン3分、質疑応答10分。
• 話のポイントは「結論＋理由」。結論と理由は必ずセットに。
• プレゼンターの目線は「決裁者7：スライド3」。

以上「社内プレゼンが苦手でも、相手が納得する話し方」でした。

社内プレゼンの9割は、質疑応答の対策などの「事前準備」で決まると言っても過言ではありません。たとえ苦手でも、入念な事前準備を行うことで、見違えるほど上手なプレゼンが出来るようになります。

本記事を参考に、「徹底した準備」に時間と頭を使い、社内プレゼンを無双して下さい。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。